03.01.2013  

A A A

Poleć znajomym

 Drukuj

EKSPERCI ODPOWIADAJĄ

Pracodawca musi wyrazić zgodę na odbycie przez pracownika podróży służbowej prywatnym autem

Przedsiębiorstwo wysyła pracownika w podróż służbową własnym samochodem osobowym. Czy powinno zawrzeć umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych? Jak rozliczyć koszty podróży odbytej prywatnym samochodem? Jakie wydatki spółka może zaliczyć do kosztów podatkowych?

Na odbycie podróży służbowej prywatnym samochodem pracownik powinien uzyskać zgodę pracodawcy, nie jest w tym przypadku niezbędna umowa. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się wydatki zwrócone pracownikowi do wysokości wynikającej z tzw. kilometrówki, o ile przebieg pojazdu został udokumentowany w ewidencji.

Sposób rozliczenia podróży służbowej pracownika regulują przepisy rozporządzeń wydanych przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju oraz w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju(§ 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju) środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy (§ 5 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej na obszarze kraju i § 8 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podróży służbowej poza granicami kraju).

Do odbycia przez pracownika podróży służbowej prywatnym samochodem osobowym niezbędne jest więc sporządzenie przez niego wniosku oraz wyrażenie zgody przez pracodawcę. Dla celów dowodowych warto jest zachować formę pisemną obydwu dokumentów. Przepisy nie wymagają natomiast zawierania umowy na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Z kosztów podatkowych wyłączone zostały wydatki ponoszone na rzecz pracownika z tytułu używania przez nich samochodu na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Oznacza to, że kosztem uzyskania przychodów spółki będzie zwrot wydatków poniesionych przez pracownika do wysokości wynikającej z tzw. kilometrówki.

Trzeba przy tym pamiętać, że przebieg pojazdu, powinien być udokumentowany w ewidencji. W przypadku jej braku, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Podstawa prawna

- art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i ust. 5 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
- § 5 ust. 1 iust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.),

- § 8 ust. 1 i ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

 

Autor:

Magdalena Płachecka

doradca podatkowy


Przepisz kod:

Pola oznaczone * sa wymagane.

Bezpłatny e-letter